Règlement intérieur

Squelette du

Règlement intérieur 

De « LA SOUPAPE ».

  1. Préambule :

Le plan du règlement apparaît en noir. Des lignes de saut de page font que l’on peut ajouter le travail d’un groupe, sans désorganiser la mise en page.

Pour l’instant, 11 pages… Mais il n’y a que des titres !!!

Le règlement ainsi issu du collectif est souple : il peut évoluer en fonction du travail de chacun, et après validation du collectif, on passe en noir. Le règlement est sur le site et sur l’ordinateur de la Soupape. Si vous voyez des éléments à ajouter ou à faire évoluer, faire les propositions à Nicolas et … , qui s’occupent du RéglinPape 

Phrase de préambule : on copie-colle ce qu’on avait envoyé à la préfecture ?

  1.  Adhésions :
  1. modalités d’adhésion

Afin de garantir un équilibre dans le fonctionnement de l’association, un minimum de 300 soupapes doit être atteint (vote de l’AG du 2/10/2021)

proposition rédigée par sylvain (24/08/2021) en essayant de faire la synthèse de tout ce qui a été dit depuis novembre 2020Le fonctionnement de l’association repose sur la confiance. Le nombre d’adhérents est donc limité afin de garantir une taille humaine de l’association: ce nombre se situe aux alentour de 52 adhérents (proposition de l’AG du 2/10/2021)
  • Une adhésion ne se fera en aucun cas “sur le champ”. Elle doit respecter un délai pendant lequel le candidat adhérent doit se faire connaître du collectif. Lorsque quelqu’un souhaite adhérer, il lui sera proposé, dans un délai maximum de 2 mois, de venir assister à au moins 3 événements de l’association comme des réunions, des soirées festives, des journées travaux, des permanences… (AG du 2/10/2021)

A l’issue de cette période, l’adhésion sera soumise au collectif de l’association qui se réserve la possibilité de la décliner.  la question du véto est évoquée à l’AG du 2/10/2021 et doit être rediscutée→ A l’étude= le fait de faire démarrer toute adhésion à l’année civile. De ce fait, un adhérent s’engage, lorsqu’il adhère, jusqu’au mois de janvier de l’année suivante voir sur cette période + une année entièreAttention à bien respecter la procédure d’adhésion: fiche, prélèvement automatique ou autre mode de règlement avec engagement d’une année, photo et édition de la fiche du fil à linge (trombinoscope), inscription en tant que membre sur le site et sur le planning, parrains, connection aux différents outils informatiques (site, planning, drive, boîte mail = redirection possible des mails de la soupape sur la boîte mail perso de l’adhérent = tuto)
  • Lors de son adhésion, tout adhérent doit verser une contribution au fonctionnement de l’atelier, à son équipement et à son aménagement (AG du du 21/01/2023). Cette contribution est appelée soupapanou . Elle est d’un montant de 170 euros(réunion du 02/02/2023)

Cette soupapanou est également versée par chaque adhérents dans le cadre d’une adhésion conjointe (réu du 02/02/2023)

La soupapanou peut être versée en plusieurs fois (cadre solidaire)

  1. Formulaire de décharge de responsabilité:

Si l’adhérent-e souhaite adhérer avec accès à l’atelier, il-elle doit signer une décharge de responsabilité au moment de l’adhésion.

Je, soussigné …………………………………………………., adhérent.e du Collectif La Soupape, comprends et assume mon entière responsabilité quant à l’utilisation de l’atelier et des outils mis en commun dans le cadre de cette association. Je dois m’assurer moi même du bon fonctionnement des machines, et utiliser les protections individuelles adéquates (gants, lunettes, casque anti bruit, etc…).

Je m’engage en outre à ne pas utiliser de machine dont je ne maîtrise pas le fonctionnement.

Je comprends aussi, qu’en toute situation,  même si je suis aidé.e ou conseillé.e par une tierce personne, je suis entièrement responsable des réparations réalisées sur mon véhicule.

En aucun cas, la responsabilité de l’association ne pourra être mise en cause en cas de dommage sur mon propre matériel.

Fait à Saint Amant Tallende, le 

Signature de l’adhérent-e.

  1. Montant de l’adhésion
  1. adhésion simple 
rappel fait lors de la réunion du 12/01/2023
L’adhérent « de base », 1 personne →1 soupapeAccès à l’atelier, accès à l’outillage et droit de réparer3 soupapesPar véhicule-avec un plafond de cotisation de 4 soupapes même si on a plus de véhicules.– Véhicule-s du conjoint accepté-s– Le-s véhicule-s des enfants acceptés, mais un seul véhicule par enfant, peut-être pris encompte.1 soupape
 
  1.  Adhésions conjointes
proposition à l’issue de la réunion du collectif du 12/01/2023 (en vue de l’AG du 21/01/2023Peuvent être rattachés à « la cellule familiale » afin de pouvoir accéder à l’atelier et travailler sur leur véhicule  :Le conjoint et les enfants du foyer non-autonome financièrement. Le rattachement correspond à 1 soupape par personne. Toute personne rattachée devient membre de l’association. Elle contribue à hauteur d’une soupapanou (réu du 02/02/2023). Elle bénéficie donc d’un accès libre en autonomie à l’atelier pour faire des réparations, avec droits et devoirs de l’adhérent.Ne peuvent pas être rattachés à « la cellule familiale » les parents, beaux-parents , les frères et sœurs, beaux-frères, belles-sœurs. Ex-conjoint, Oncle-s, tante-s, neveux, nieces, cousin-es, ami-es, voisin-esexemple de calcul: une adhésion conjointe (un père et sa fille) avec 3 véhicules:-2 adhérents = 2 soupapes– 1 accès atelier = 3 soupapes– 3 véhicules = 3 soupapes→ soit un total de 8 soupapes par mois
  1. Interventions joker
proposition à l’issue de la réunion du collectif du 12/01/2023 (en vue de l’AG du 21/01/2023)Le « Joker » est un diagnostic et/ou réparation qu’un adhérent à le droit d’effectuer de façon exceptionnelle sur le véhicule d’une personne qui n’est pas un « ayant droit » rattaché à la cellule familiale (voir 2.3.1 et 2.3.2)  mais faisant partie de son réseau de connaissances.C’est l’adhérent qui fait le travail et non la personne à qui l’on rend service quel que soit sont niveau de compétence (Responsabilité et assurance).Chaque adhérent à droit à 2 jokers par année civile.Un chantier de moins d’une journée compte pour un Jocker.Une journée de travail compte pour un Joker.Exemples :– Un chantier qui dure une demi-heure, 2 heures, ou 6 heures compte pour unJoker.– Un chantier qui dure 1 jour et demi ou 2 jours complets compte pour 2 Jokers
Un Joker peut être effectué en autonomie mais  également lors d’une journée conseil en bénéficiant de l’accompagnement du prestataire technique.
modalités pratiques: L’adhérent doit informer par mail l’ensemble des autres adhérents via la boite mail, en précisant la nature du chantier, l’occupation de telle ou telle zone de l’atelier, pont occupé ou non, et la durée estimée du chantier.
L’adhérent paye au bénéfice de l’association « Collectif La Soupape » :1 Soupape par heure de chantier (Hors temps d’attente des pièces de rechange).Le coût du diagnostic, demi-journée, ou journée s’il y a  réalisation des travaux sur une « journée conseil », selon le tarif en vigueur.
Pour régler le joker,  une liste à cocher, dans le style de la liste des bières, sera à compléter dans la salle de réunion et une boite attenante pour régler directement la somme due en fin de chantier.
Ex: Si un adhérent réalise un chantier « Joker » de 6 heures sur une journée il doit : 6 x 6 = 36 €, s’il fait le travail en autonomie hors journée conseil. A déposer dans la boîte à Joker. 6 x 6 = 36 € + 33 € soit 69 € s’il fait le chantier accompagné par le prestataire  sur une journée conseil. 36 € à déposer dans la boîte à Joker et 33€ à déposer dans la boîte « Journées conseil ».
remarque: des interventions joker ont déjà été approuvées mais selon différentes modalités et toutes ayant été soumises au collectif (reunion, message mail…):→ pour une entreprise tierce sur un véhicule professionnel = en échange, achat de consommables  (de mémoire)→ pour la voiture d’un fils d’adhérent = une soupape supplémentaire prise sur ….. une certaine période… (de mémoire);  l’adhérent a travaillé avec son fils→ pour la voiture de la mère d’un adhérent = une soupape supplémentaire prise sur ….. une certaine période…; le travail sur le véhicule s’est fait pendant une journée conseil
  1. Organisation du collectif :
  1. constitution du collectif de gestion par tirage au sort

Un collectif de gestion initial, constitué de douze (12) adhérent.e.s est désigné par tirage au sort parmi les adhérents présents ou représentés lors de l’assemblée constituante. Ce premier collectif de gestion assurera le démarrage de l’association pour un mandat de six mois. Au terme de ces six mois, un nouveau collectif de gestion est à nouveau tiré au sort dans son entier, soit douze membres. 

Par la suite le collectif de gestion est renouvelable par moitié chaque année lors de l’assemblée générale ordinaire.

PROPOSITION DE SYLVIE POUR LES 12 :

  • Le renouvellement des membres sortants est fait par tirage au sort après épuisement de l’ordre du jour de l’AG
  • Tous les adhérents à jour de cotisation le jour de l’AG sont concernés par le tirage au sort (utilisateurs ou non de l’atelier).
  • Les sortants ne sont pas retirables pour encourager le renouvellement du collectif.
  • Nombre en dessous duquel on retire au sort en cours d’année : 8. 
  1. permanences

tableau disponible sur le site – ou voir §4

  1. AG
proposition groupe participation 16/09/2021
Une AG ne doit pas excéder 3 heures. Au delà, les questions non traitées à l’ordre du jour sont remises à une AG ultérieure
  1. réunions ordinaires du collectif de l’association

Le collectif de l’association se réunit régulièrement (en moyenne une fois par mois pour gérer les affaires courantes, préparer les AG et veiller à l’avancée des projets et mandats décidés en AG 

proposition groupe participation 16/09/2021
chaque réunion ne doit pas excéder 2 heures. Au delà, les questions non traitées à l’ordre du jour sont remises à une réunion ultérieure
  1. Parrainages
proposition groupe participation 17/02/20Les membres ayant tenu deux permanences et ayant une année complète d’adhésion peuvent devenir parrains sauf si le membre indique clairement qu’il ne le désire pas.Le parrain s’engage à accompagner les nouveaux adhérents (filleul-e-s) pour lui permettre d’acquérir une autonomie dans le fonctionnement du collectif et du lieu. Le parrain n’est pas tenu de fournir une assistance technique. Le parrainage vise à encourager les rapports et liens humains directs avec les nouveaux adhérents afin de faciliter leur intégration. Chaque nouvel adhérent bénéficie de deux parrains. Ces parrains émettront un avis auprès du collectif de gestion pour décider de l’accès en autonomie du nouvelle adhérent. (voir article 5. ……..)
  1. les mandats, tâches et responsabilités des différents collectifs dans l’association et de l’assemblé générale
  1. le collectif de gestion 

Le collectif de gestion dit “groupe des 12” ou le “collectif des 12” assure la gestion courante de l’association. (statuts de 2018).

  • le groupe des 12 est garant du bon fonctionnement et du pilotage de l’association. Il est responsable de l’association en préfecture. 

→ il s’assure de la répartition et de la rotation des tâches selon les règles établies
(2 adhérents par tâche, rotation tous les ans)

→ il assure le rapport moral de l’association lors de l’AG

→ il gère l’accès à l’atelier : code de la clé (changement / diffusion), tenue de la liste des adhérents autonomes

→ il est garant de la tenue des permanences (voir 4.1.2)

Propositions rediscutées pendant les réunions du 15/09/21 et 16/09/21 (groupe participation) et validées en AG du 2/10/2021

  1. La soupape comme lieu de vie :

Copie-colle de l’affiche sur les permanences ?

  1. la permanence
  1. horaires de permanence et modalités

Par décision du collectif, le local de la soupape doit être ouvert à tous les mercredis et vendredis de 14h00 à 18h00 et les samedis de 10h00 à 16h00. 

La permanence, qui est tenue par au moins un membre volontaire de l’association, vise à accueillir de nouveaux adhérents, à permettre à chacun d’utiliser le lieu pour des activités mécaniques et d’autres activités, à assurer des tâches courantes au fonctionnement du lieu et du collectif (entretien, administration…)  et à entretenir un lien de convivialité entre les membres de l’association. 

Un petit mémento a été rédigé pour la tenue des permanences.

  1. Participation des adhérents à la permanence
proposition groupe participation 17/02/20
La permanence est un moment important du collectif et de l’association. Elle nécessite un engagement de chacun qui peut être réparti sur l’ensemble de l’année. Chaque membre de l’association doit donc s’engager à tenir seul ou à plusieurs au moins trois permanences sur l’année. 
une notion d’obligation et d’engagement de chacun dans le fonctionnement de l’asso a été voté lors de l’AG du 14 mars 2020
proposition groupe participation 16/09/2021
une notion d’obligation et d’engagement de chacun dans le fonctionnement de l’asso a été voté lors de l’AG du 14 mars 2020
→ Un planning de permanence dans lequel chaque adhérent doit, dans la mesure du possible, s’engager, sera établi chaque trimestre lors d’une réunion festive. Les co-permanences seront à privilégier. 
Le collectif de gestion veillera à la constitution du planning et à la tenue effective de chaque permanence. A défaut, les 12 s’engagent à dynamiser les membres du collectif.
  1. accès au lieu en autonomie

Il est possible d’accéder aux locaux de l’association en dehors des heures de permanence. Cependant cet accès est limité aux adhérents qui seront considérés comme autonomes par le collectif. 

Pour devenir autonome, il est nécessaire de tenir au moins 2 co-permanences avec un adhérent déjà autonome. Lors de cette co-permanence, l’adhérent apprendra à ouvrir le lieu et prendre connaissance des tâches figurant dans le mémento. A l’issu des ces 2 co-permanences, le collectif de gestion décide -ou pas- de donner l’accès autonome à l’adhérent  (le code de la clé)

  1. les journées “conseil”

La journée conseil est planifiée régulièrement (2 fois par mois). Elle est organisée et gérée par un prestataire (personne conseil) rémunéré en partie par l’association et en partie par les adhérents inscrits à la journée. Le tarif adhérent est de ………………………….. (voir tarif)

proposition débattue en ag 02/10/2021)Comme toute activité au sein de l’atelier, l’utilisation des installations et outillage et les travaux effectués sont sous l’entière responsabilité de l’adhérent. A cet effet, l’adhérent doit avoir complété la lettre de “responsabilité au sein du collectif” (voir annexe….) 
  1. Accueil de personnes extérieures
proposition groupe adhésion 19/12/194.4.1 Fréquentation et utilisation du lieu par des personnes non-membres L’ouverture de l’association vers l’extérieur doit être maintenu en favorisant le développement d’activités dans le local (qu’elles amènent ou non de nouvelles adhésions…). 
Proposition  DE LA RÉUNION DU 8/12/2021 ? CONCERNANT L’ACCUEIL DE PERSONNES EXTÉRIEURES À L’ASSO LORS D’ATELIERS.A ce titre, des événements peuvent se dérouler dans les salles d’accueil (cuisine, entrée), qu’on divise encore en deux :réunion ponctuelle d’une autre association. Pour ce genre d’évènement, on propose une jauge de 20 personnes, avec présence obligatoire d’un.e Soupapien.ne, (on ne donne pas la clé). Une Participation aux frais de la Soupape à hauteur d’une soupape de l’ heure, quel que soit le nombre de participant.e.s (ce n’est pas un PAF par personne).d’autres règles seront à définir pour une fréquentation plus régulière des lieuxatelier animé par un.e adhérent.e.On propose une  jauge de 15 personnes extérieures  pour des question de taille des lieux et d’encadrement.on demande une participation aux frais de la Soupape : une soupape de l’ heure, quelque soit le nombre de participant.e.s (ce n’est pas un PAF par personne).Exemple : activité fabrication de nems : 4 heures = 4 soupapes à diviser par le nombre de participant.e.s.Animations dans l’atelier avec outilsIl faut alors se poser la question de la sécurité et l’amortissement du matériel (et consommables)Pour des raisons de sécurité, la jauge est fixée à 7 personnes extérieures.Certaines machines, dangereuses ou fragiles sont à utiliser seulement par l’animateur ou un.e soupapien.ne :- Chalumeau- Ponts- Machine à pneus.- perceuse à colonne ( aussi pour une question de fragilité de l’outil)- presse- meuleuse stationnaire- machine à bois- tronçonneuse-  autres : toute machine demandant un savoir faire spécifiqueOn garde le principe d’une soupape par heure pour l’activité globale, en rajoutant une soupape par personne extérieure pour toute la durée de l’animation.
Exemple : activité fabrication de four solaires : 8 heures, 6 participant.e.s extérieur.e.s : 8 soupapes + 6 soupapes Chaque participant.e paye 2.33 soupapes
L’ensemble de ces événements tournés en partie vers l’extérieur sera proposé par un système de bouche à oreille. Ils seront portés sur  le planning tant qu’on a pas de nouveau site interactif magique et SMSSi un adhérent veut venir en autonomie lors d’un atelier, il doit prévenir l’animatrice.teur de l’activité pour vérifier la compatibilité.

proposition groupe adhésion 19/12/19→ Sous réserve de validation par le Collectif, la mise en place d’un atelier ponctuel, initié par un adhérent et placé sous sa responsabilité, n’entraînerait pas de tarification spécifique. Si passage à une certaine régularité, mise en place d’un forfait « location » spécifique cette proposition a été modifiée ci dessus lors de la réunion du 8/12/21


remarques diverses: Pour les assurances, de tels accueils devraient rentrer dans le contrat : nous sommes à priori assurés pour un nombre de personnes présentes au même moment. 
À vérifier si il faut faire une adhésion ponctuelle.
Ces propositions sont un cadre normal, pour des choses hors cadre, il faudra discuter au cas par cas.

proposition groupe adhésion 19/12/19 4.4.2 Personnes accompagnant un adhérent                     Tolérance sur la présence d’accompagnateurs d’un adhérent (tant qu’il ne met pas les mains dans le cambouis…jusqu’au coude ?)                    Accès des enfants mineurs dans l’atelier formellement déconseillé voire interdit 
pour info: réponse fournie par la maif (en 2019?)Pour les associations dont le budget ne dépasse pas 92000€, les participants occasionnels bénéficient des mêmes garanties que les adhérents. Aussi, même si une personne parrainée avant adhésion se blesse à l’occasion d’une activité, celle-ci sera bien garantie par votre contrat.Pour ce qui est des participants à des réunions d’informations, les participants ne sont couverts qu’au titre de votre responsabilité civile d’organisateurs.
  1. Utilisation des outils de diffusion de l’information et de communication à l’intérieur de l’association.
  1. mise à disposition des outils

l’outil de gestion de l’association peut être consultable par tout adhérent grâce au lien suivant: Gestion globale.xlsx

  1. nature des informations à diffuser

utilisation du site, de la boîte mail et du carnet d’adresse par qui? et pour quelle genre d’info?

  1. Utilisation de l’Atelier
  1. Outils et Machines « courants »

Copie colle de la liste que nous avions faite avec Sisou pour les armoires.

Cela permet de faire un inventaire

  1. la fonction de conseil
  • Une journée conseil est organisée chaque premier mercredi de chaque mois décision de l’AG du 19/11/22
proposition groupe adhésion 28/02/20Il faut définir la fonction/statut de conseil. Cette fonction doit correspondre à un cahier des charges contractuel entre l’association et le conseil. Cela peut donner lieu à la rédaction d’une convention entre l’association et la personne conseil. Cette convention déterminera les modalités d’organisation et de rétribution ainsi que de rétribution “en nature” qui pourrait correspondre à une utilisation un peu plus libre de l’atelier par la personne conseil cette proposition a été rejetée lors de la réunion de juillet  2020
proposition réunions d’Aout 2020mise en place de journée conseil à effectif réduit (1 seul ou 2 adhérents) pour des chantiers longs et difficiles: mode de tarification, participation financière de l’association, nombre de journée par adhérent
  1. Outils et Machines « pointus »

Liste à faire, avec le nom des personnes habilités à s’en servir.

Mettre un point habilitation dans le fonctionnement du collectif.

Réfléchir à mettre en place un contrôle d’accès à ces machines pour en limiter l’usage.

  1. Atelier ferronnerie, atelier bois

La mise en place de nouveaux ateliers se fait par souscription et/ou par la participation de l’association, soit à l’initiative de quelques adhérents, soit à l’initiative de l’assemblée générale et/ou du collectif de l’association.

dispositions figurants dans différents CR du groupe ferronnerie (01 à 07 2021)L’atelier ferronnerie met à disposition des matériels qui ont été achetés grâce à une souscription de quelques adhérents. L’accès à cet atelier est libre. régler le mode de participation aux consommables